Een online congres met impact en interactie? Yes, we can!
Op 27 mei was het dan eindelijk zover; na 2 jaar voorbereiding van onze (bureau)kant en 3 jaar door onze opdrachtgever ZonMw en de EIC, gingen we volledig online met het European Implementation Event 2021 (EIE2021)! Het tweedaagse congres dat was gepland in oktober 2020 in het Rotterdam WTC, werd omgetoverd tot een online event met circa 400 deelnemers uit binnen- en buitenland.
|
Live vanuit Den Haag....
Vanuit de voor de gelegenheid opgebouwde studio bij ZonMw, verzorgden LiveOnlineEvents een professionele livestream uitzending. Deze werd gehost door de EIE2021 dagvoorzitters: Pauline Goense van ZonMw en Bianca Albers van het EIC. Pauline was op locatie in Den Haag, terwijl Bianca vanuit haar huis in Duitsland presenteerde. Ook de Nederlandse keynote sprekers waaronder Jet Bussemaker en Chief failure officer: Paul Iske, presenteerden vanuit de ZonMw studio. Twee andere keynotes uit de Verenigde Staten en Zweden kwamen live vanuit hun huis in de uitzending. Tijdens het plenaire programma konden deelnemers actief participeren via de polls en vragen stellen die na de presentatie aan bod kwamen. |
|
|
Terugspeeltheater en yoga
Ook in de studio aanwezig was Monique van Wielink van het Basta theater die samen met drie acteurs en met input van de deelnemers, een terugspeeltheaterstuk verzorgde. Deelnemers konden direct reageren op een voor hun niet onbekende, nagespeelde werksituatie. Via Zoom gaven zij feedback op de situatie en participeerde een aantal zelfs ook in het stuk. Een primeur voor Basta die dit niet eerder online deed. Tenslotte was ook yogi Rita Correia in de studio aanwezig om een live yogaflow te verzorgen voor de vroege vogels die de dag energiek wilden starten. |
|
Uniek interactief event platform
Het hele congres speelde voor de deelnemers af op het interactieve eventplatform van Elevent.ly. Een geweldig visueel vormgegeven event platform waarbij je je bijna waant op de echte congreslocatie. Een van de centrale ruimtes van dit platform is de Netwerk Lounge. Door je avatar naar de lounge te slepen, een creatieve titel aan je gesprek toe te voegen, was je klaar om te netwerken! Ook via de deelnemerslijst kon je eenvoudig zien wie er online was, een visitekaartje bekijken en contact maken. Deelnemers kregen verschillende opdrachten gedurende het congres om met elkaar het gesprek aan te gaan en foto’s te delen met de organisatoren.
Speciaal voor de jonge implementatie professionals organiseerden we een Early Career Breakfast in de netwerklounge. Op deze manier kon deze groep elkaar ontmoeten en netwerken met ‘oude rotten’ uit het vak. Deze groep kon zich ook opgeven voor de ‘Scavenger Hunt’ een vossejacht waarbij zij in (internationale) ingedeelde groepen diverse (inhoudelijke) opdrachten moesten oplossen tijdens het event. De groep met de meeste punten won de Scavenger Treasure – hoofdprijs.
Het hele congres speelde voor de deelnemers af op het interactieve eventplatform van Elevent.ly. Een geweldig visueel vormgegeven event platform waarbij je je bijna waant op de echte congreslocatie. Een van de centrale ruimtes van dit platform is de Netwerk Lounge. Door je avatar naar de lounge te slepen, een creatieve titel aan je gesprek toe te voegen, was je klaar om te netwerken! Ook via de deelnemerslijst kon je eenvoudig zien wie er online was, een visitekaartje bekijken en contact maken. Deelnemers kregen verschillende opdrachten gedurende het congres om met elkaar het gesprek aan te gaan en foto’s te delen met de organisatoren.
Speciaal voor de jonge implementatie professionals organiseerden we een Early Career Breakfast in de netwerklounge. Op deze manier kon deze groep elkaar ontmoeten en netwerken met ‘oude rotten’ uit het vak. Deze groep kon zich ook opgeven voor de ‘Scavenger Hunt’ een vossejacht waarbij zij in (internationale) ingedeelde groepen diverse (inhoudelijke) opdrachten moesten oplossen tijdens het event. De groep met de meeste punten won de Scavenger Treasure – hoofdprijs.
Sara Ingvarsson - delegate and speaker: "I also want to thank you so much for everything related to this conference. I think it has been a lovely experience all over and I have enjoyed networking with other participants in a way I did not believe was possible. Great job from everyone working with the Event."
|
Uniek interactief event platform
Het platform bood een helder overzicht van alle ruimtes en sessies via de 3D plattegrond en het interactieve tijdschema. Om onze deelnemers zo veel mogelijk uit hun online event te laten halen, organiseerden we twee dagen van tevoren een Zoom meeting waarin wij ze op het platform rondleidden. Dit zorgde er o.a. voor dat deelnemers meer initiatief namen in de netwerk lounge en hier sneller gesprekken initieerden. |
|
Van Den Haag naar Zwolle via Rotterdam of Utrecht….
EIE-deelnemers reisden via “Nederlandse steden” (de sessiezalen die we voor de gelegenheid met beelden van de gelijk genoemde plaats inrichtten) naar hun break-out sessies.
EIE-deelnemers reisden via “Nederlandse steden” (de sessiezalen die we voor de gelegenheid met beelden van de gelijk genoemde plaats inrichtten) naar hun break-out sessies.
|
Voor dit congres werkten we met 4 verschillende sessieformats: Symposium, Ride the knowledge wave, Yes we can! en Panel club. De eerste twee focusten met name op de meest actuele implementatie kennis en bestonden uit meerdere korte presentaties door diverse sprekers. In de Yes we can!-sessies, gingen deelnemers in kleinere groepen aan de slag om met elkaar (implementatie)problemen op te lossen. In de Panel club werd tenslotte vooral gediscussieerd door de deelnemers en een vooraf geselecteerd panel.
In het programma was ook regelmatig tijd ingepland voor een bezoek aan de posterruimte. Hier kon je posters bekijken, downloaden en de 33 posterpresentatoren ontmoeten via chat of video. Meer dan 100 sprekers, moderatoren en panelleden waren online betrokken bij de sessies. Om ze goed voor te bereiden, verzorgden we samen met LiveOnlineEvents diverse sprekerssessies voor het event.
|
|
|
Hoewel we natuurlijk het liefst mensen live ontmoeten op een congres, hebben we met dit event gezien wat er allemaal mogelijk is online en dat is meer dan we dachten. En dat het daardoor ook nog een heel milieuvriendelijk congres is geworden, daar zijn we extra trots op!
Meer weten over hoe jij een onvergetelijk congres met interactie en impact organiseert? Neem contact met ons op en ontdek wat er allemaal mogelijk is: Live, Hybride en Online. Confriends Productions is officieel reseller van het Elevent.ly Event Platform. |
|